Recordatorio de citas con clientes: correos automáticos contra las ausencias
Calenday envía recordatorios de citas con clientes por correo electrónico de forma automática: usted define una regla «cuando ocurra esto, enviar aquello», por ejemplo un aviso 24 horas antes, y el invitado lo recibe en su idioma. Hay cuatro disparadores, hasta 28 días de antelación y plantillas listas. Forma parte de la licencia Lifetime de 99 $, pago único.
¿Qué recordatorios puede enviar Calenday?
Calenday envía recordatorios por correo electrónico a partir de cuatro disparadores: al reservar, un tiempo antes de la reunión (hasta 28 días), un tiempo después y al cancelar. Cada regla se dirige al invitado o al anfitrión y puede aplicarse a todos los tipos de evento o solo a uno concreto.
Cuatro disparadores
Al reservar, antes de la reunión, después de la reunión y al cancelar, con un desfase en minutos, horas o días.
Invitado o anfitrión
Recuerde la reunión al cliente o envíese a usted mismo un aviso antes de cada llamada.
Variables en el texto
Nombre del invitado y del anfitrión, evento, hora de inicio, organización y enlace de videollamada.
Plantillas listas
Recordatorio 24 horas antes, agradecimiento después de la reunión y aviso de cancelación.
¿Cómo se configura un recordatorio automático?
Un recordatorio automático se configura en Calenday desde Flujos de trabajo en cuatro pasos: crear el flujo, elegir el disparador y el desfase, escribir el asunto y el cuerpo con variables y decidir a qué tipos de evento se aplica. A partir de ahí, cada nueva reserva lo activa sin intervención.
- 01
Cree un flujo de trabajo
En Flujos de trabajo, pulse «Crear un workflow» o parta de una plantilla, como el recordatorio 24 horas antes.
- 02
Elija el disparador
Seleccione «Antes de la reunión» e indique el desfase; por ejemplo, 24 horas.
- 03
Escriba el mensaje
Elija destinatario (invitado o anfitrión), asunto y cuerpo, e inserte variables como la hora de inicio o el enlace de videollamada.
- 04
Asigne y active
Aplíquelo a todos los tipos de evento o a uno concreto y deje el flujo activado.
¿Cómo ayudan los recordatorios a evitar ausencias?
Un recordatorio de Calenday pone delante del invitado, en el momento que usted elija, la fecha, la hora de inicio y el enlace de videollamada de la reunión, en su propio idioma. No prometemos un porcentaje de menos ausencias: el efecto depende de su clientela, del momento del envío y de cómo redacte el mensaje.
En el idioma del invitado
Cada flujo tiene una plantilla por idioma (español, inglés, francés y alemán) y Calenday elige la del invitado.
Enlace de videollamada incluido
Con Meet, Teams o Zoom, la variable del enlace evita que el invitado tenga que buscar el correo de confirmación.
Aviso para usted
Un flujo dirigido al anfitrión le recuerda cada reunión con el tiempo que necesite para prepararla.
Seguimiento posterior
Un correo después de la reunión sirve para agradecer la visita o proponer el siguiente paso.
¿Qué no hacen los recordatorios de Calenday?
Los recordatorios de Calenday se envían solo por correo electrónico: SMS y WhatsApp no están disponibles. Las plantillas por idioma cubren español, inglés, francés y alemán, y el disparador previo admite como máximo 28 días de antelación. Además, la función requiere la licencia Lifetime; el plan gratuito incluye solo el correo de confirmación.
Solo correo electrónico
No hay recordatorios por SMS ni por WhatsApp.
Cuatro idiomas de plantilla
Español, inglés, francés y alemán; otros idiomas no tienen plantilla propia por ahora.
Hasta 28 días antes
Un recordatorio previo no puede programarse con más de 28 días de antelación.
Preguntas frecuentes sobre los recordatorios
- ¿Calenday envía recordatorios por SMS o WhatsApp?
- No. Los recordatorios de Calenday se envían únicamente por correo electrónico. El envío por SMS o por WhatsApp no está disponible hoy, y preferimos decirlo claramente antes de que contrate. Si su clientela solo responde a mensajes en el móvil, tenga en cuenta este límite al elegir herramienta para sus reservas.
- ¿Con cuánta antelación se puede enviar un recordatorio?
- Hasta 28 días antes de la reunión. El desfase se indica en minutos, horas o días, así que puede combinar, por ejemplo, un recordatorio una semana antes y otro 24 horas antes en dos flujos distintos. También puede enviar un correo después de la reunión, al reservar o al cancelar.
- ¿Puedo enviarme el recordatorio a mí como anfitrión?
- Sí. Cada flujo de trabajo se dirige al invitado o al anfitrión. Un recordatorio para usted mismo, por ejemplo una hora antes de cada llamada, con el nombre del invitado, el evento y el enlace de videollamada, le permite preparar la reunión sin abrir la agenda.
- ¿En qué idioma recibe el invitado el recordatorio?
- En el suyo, si es español, inglés, francés o alemán. Cada flujo admite una plantilla por idioma y Calenday elige automáticamente la que corresponde al idioma del invitado. Así, una misma regla puede recordar la reunión en español a un cliente de Madrid y en alemán a uno de Berlín.
- ¿Los recordatorios están incluidos en el plan gratuito?
- No. Los recordatorios y flujos de trabajo forman parte de la licencia Lifetime de Calenday, que cuesta 99 $ en un pago único para todos los usuarios de la cuenta. El plan gratuito ya envía al invitado el correo de confirmación con el archivo .ics, pero no los recordatorios programados.
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