Rendez-vous non honorés : envoyez des rappels e-mail automatiques
Pour limiter les rendez-vous non honorés, Calenday envoie des rappels e-mail automatiques à vos invités, par exemple 24 heures avant la réunion. Chaque règle associe un déclencheur, un délai et un message qui peut reprendre le nom de l’invité, l’heure et le lien de visio. Les rappels font partie de la Licence Lifetime, à 99 $ une fois.
Comment fonctionnent les rappels automatiques de Calenday ?
Les rappels automatiques de Calenday reposent sur des règles simples : quand un événement se produit, un e-mail part. Quatre déclencheurs sont possibles : à la réservation, avant la réunion, après la réunion ou à l’annulation. Le délai avant ou après peut aller jusqu’à 28 jours, et le destinataire est l’invité ou l’hôte.
Quatre déclencheurs
À la réservation, un certain temps avant la réunion (en minutes, heures ou jours), un certain temps après, ou à l’annulation.
L’invité ou l’hôte
Chaque règle choisit son destinataire : un rappel pour l’invité, une notification d’annulation pour l’hôte.
Des messages personnalisés
Le texte peut reprendre le nom de l’invité, le nom de l’hôte, l’événement, l’heure de début, l’organisation et le lien de visio.
Dans la langue de l’invité
Vous écrivez un modèle par langue (anglais, français, allemand, espagnol) ; Calenday envoie celui qui correspond à la langue de l’invité.
Comment programmer un rappel de rendez-vous ?
Pour programmer un rappel de rendez-vous, ouvrez Flux de travail (workflows) dans le tableau de bord Calenday, puis partez d’un modèle ou cliquez sur « Créer un flux de travail ». Choisissez le déclencheur, le délai, le destinataire et le message, puis limitez la règle à certains types d’événements si besoin. La Licence Lifetime doit être active.
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Ouvrez Flux de travail
Dans le tableau de bord, ouvrez Flux de travail. Choisissez un modèle avec « Utiliser ce modèle », ou cliquez sur « Créer un flux de travail ».
- 02
Choisissez le déclencheur et le délai
Par exemple « Avant la réunion », avec un délai de 24 heures. Le délai peut aller jusqu’à 28 jours.
- 03
Rédigez le message
Choisissez le destinataire, écrivez le texte de l’e-mail et insérez les variables utiles : nom de l’invité, heure de début, lien de visio.
- 04
Ciblez vos types d’événements
Appliquez la règle à tous vos rendez-vous ou seulement à certains types d’événements, puis enregistrez.
Quels rappels envoyer contre les rendez-vous non honorés ?
Contre les rendez-vous non honorés, le rappel le plus utile part la veille : Calenday propose un modèle prêt à l’emploi qui envoie un e-mail à l’invité 24 heures avant la réunion. Vous pouvez l’accompagner d’un deuxième rappel plus proche de l’heure, d’un remerciement après la réunion et d’une notification d’annulation pour l’hôte.
Trois modèles prêts à l’emploi
Rappel à l’invité 24 heures avant, e-mail de remerciement après la réunion et notification d’annulation.
Plusieurs rappels par rendez-vous
Créez une règle par moment utile : une semaine avant pour un rendez-vous lointain, 24 heures avant, puis une heure avant.
Le lien de visio dans le rappel
Avec la variable du lien de visio, l’invité retrouve son lien Google Meet, Teams ou Zoom dans le rappel, sans chercher l’e-mail de confirmation.
Une règle par type d’événement
Une consultation payante et un appel découverte n’ont pas besoin des mêmes rappels : chaque règle peut viser ses propres types d’événements.
Que ne font pas les rappels de Calenday ?
Les rappels de Calenday partent uniquement par e-mail : l’envoi par SMS ou par WhatsApp n’est pas disponible. Les modèles existent en quatre langues seulement, et le rappel ne peut pas proposer à l’invité de déplacer lui-même son rendez-vous, car seul l’hôte replanifie. Ces limites comptent si votre clientèle lit peu ses e-mails.
Pas de SMS ni de WhatsApp
Le seul canal est l’e-mail. Aucun rappel ne part par SMS ou par WhatsApp aujourd’hui.
Quatre langues de modèles
Les modèles se rédigent en anglais, en français, en allemand et en espagnol.
Pas de replanification par l’invité
Un invité empêché ne peut pas déplacer son rendez-vous depuis le rappel : il doit vous contacter, et vous le replanifiez depuis votre tableau de bord.
Questions fréquentes sur les rappels de rendez-vous
- Comment éviter les rendez-vous non honorés ?
- Le moyen le plus simple d’éviter un rendez-vous non honoré est de rappeler la date à l’invité avant la réunion. Avec Calenday, un flux de travail envoie automatiquement un e-mail 24 heures avant, avec l’heure, l’événement et le lien de visio. Vous pouvez ajouter un second rappel plus proche de l’heure pour les rendez-vous importants.
- Calenday envoie-t-il des rappels par SMS ?
- Non, Calenday envoie les rappels uniquement par e-mail. L’envoi par SMS et par WhatsApp n’est pas disponible aujourd’hui, et aucune date n’est annoncée. Si votre clientèle répond mieux aux SMS, gardez cette limite en tête : les rappels e-mail de Calenday couvrent la réservation, l’avant et l’après-réunion, ainsi que l’annulation.
- Combien de temps avant le rendez-vous envoyer un rappel ?
- Un rappel la veille, 24 heures avant, convient à la plupart des rendez-vous : c’est le modèle proposé par Calenday. Pour une réunion fixée longtemps à l’avance, ajoutez un rappel quelques jours avant ; Calenday accepte un délai allant jusqu’à 28 jours. Un dernier rappel une heure avant aide pour les visios.
- Le rappel est-il envoyé dans la langue de l’invité ?
- Oui, si vous avez rédigé le modèle correspondant. Chaque flux de travail peut avoir un modèle par langue (anglais, français, allemand, espagnol), et Calenday choisit celui qui correspond à la langue de l’invité. Un client qui réserve en espagnol reçoit ainsi son rappel en espagnol.
- Les rappels automatiques sont-ils gratuits ?
- Non, les rappels e-mail et les flux de travail font partie de la Licence Lifetime de Calenday : 99 $ une fois, pour des utilisateurs illimités, sans abonnement. L’offre gratuite envoie déjà l’e-mail de confirmation avec fichier .ics à chaque réservation, mais pas de rappel programmé.
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