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Planification d’entretien de recrutement : le candidat choisit son créneau

Calenday est un outil de planification des entretiens de recrutement : chaque candidat présélectionné reçoit un lien personnel, valable une seule fois, et choisit lui-même un créneau libre dans votre agenda Google ou Outlook. L’entretien s’ajoute aussitôt à votre agenda, sans échange d’e-mails. La planification est gratuite ; la visio Teams ou Zoom et les rappels coûtent 99 $ une fois.

Enjeux

Que doit régler un recruteur pour planifier ses entretiens ?

Un recruteur doit caler des dizaines d’entretiens sans échanger trois e-mails par candidat, éviter qu’un lien de réservation circule au-delà des candidats retenus et limiter les absences. Il doit aussi gérer des candidats installés dans d’autres fuseaux et garder du temps entre deux entretiens pour noter ses impressions.

  • Supprimer les allers-retours

    Le candidat voit vos créneaux réellement libres et choisit lui-même.

  • Contrôler qui réserve

    Un lien qui ne sert qu’une fois ne peut pas être transmis à d’autres candidats.

  • Réduire les absences

    Un rappel la veille, avec le lien de visio, limite les entretiens manqués.

  • Garder du temps de débrief

    Un tampon après chaque entretien laisse le temps de rédiger votre évaluation.

Configuration type

Quelle configuration pour planifier des entretiens de recrutement ?

Une configuration type de recruteur compte trois types d’événements : un échange de préqualification de 20 minutes, un entretien en visio de 45 minutes et un entretien sur site de 60 minutes. Chaque candidat reçoit un lien à usage unique, et un rappel e-mail part 24 heures avant l’entretien.

  • 01

    Créer « Préqualification — 20 min »

    Gratuit, préavis minimum de 4 heures, horizon de réservation de 14 jours. Le candidat précise le poste visé dans le champ motif.

  • 02

    Créer « Entretien visio — 45 min »

    Lien Teams ou Zoom créé à la confirmation (licence Lifetime), tampon de 15 minutes après pour le débrief.

  • 03

    Créer « Entretien sur site — 60 min »

    Sans visio, tampon de 15 minutes avant pour accueillir le candidat. L’adresse figure dans l’e-mail automatique envoyé à la réservation (Workflows, licence Lifetime).

  • 04

    Envoyer des liens à usage unique

    Dans Planification, créez un lien par candidat présélectionné : une fois l’entretien réservé, il ne sert plus. Le modèle « rappel 24 h avant », dans Workflows, complète le dispositif.

Fonctions

Quelles fonctions de Calenday servent un recruteur ?

Un recruteur utilise d’abord les liens à usage unique et la synchronisation Google Agenda ou Outlook, inclus dans l’offre gratuite. La licence Lifetime à 99 $ ajoute la visio Teams, Meet ou Zoom et les rappels e-mail adressés au candidat ou au recruteur lui-même, avant ou après chaque entretien.

  • Liens à usage unique (gratuit)

    Un lien par candidat, inutilisable après la première réservation.

  • Agenda en direct (gratuit)

    Google Agenda ou Outlook est lu à chaque affichage de créneaux : un entretien ajouté à la main bloque aussitôt le créneau.

  • Visio automatique (Lifetime)

    Teams exige un compte Microsoft 365 professionnel ; Zoom fonctionne même sans agenda connecté.

  • Rappels au candidat et au recruteur (Lifetime)

    Rappel avant l’entretien, message après, notification d’annulation, avec le nom du candidat et le lien de visio.

Coût

Combien coûte Calenday pour planifier des entretiens ?

Planifier des entretiens avec Calenday est gratuit : liens à usage unique, synchronisation d’agenda et réservations sont illimités sans rien payer. La visio automatique et les rappels e-mail demandent la licence Lifetime, à 99 $ payés une seule fois, quel que soit le nombre de recruteurs dans votre compte.

Un cabinet de recrutement ou un service RH peut commencer avec l’offre gratuite et envoyer lui-même le lien de visio. Aucun plafond ne s’applique au nombre d’entretiens.

La licence couvre tous les utilisateurs : un service RH de cinq personnes paie 99 $, comme un recruteur indépendant. Il n’y a ni renouvellement annuel ni coût par recruteur ajouté.

Limites

Ce que Calenday ne fait pas pour un recruteur

Calenday planifie les entretiens, mais ne suit pas les candidatures. Il ne se connecte à aucun logiciel de recrutement, faute d’API, de webhooks et de Zapier, ne gère pas les entretiens collectifs avec un jury et ne permet pas au candidat de déplacer lui-même son rendez-vous.

  • Pas d’ATS ni de suivi des candidatures

    Le suivi des candidats reste dans votre logiciel de recrutement ; aucune synchronisation n’existe aujourd’hui.

  • Pas de jury ni de répartition entre recruteurs

    Réunions collectives et round-robin ne sont pas livrés. Pour des agendas séparés par recruteur, créez une organisation par personne.

  • Pas de replanification par le candidat

    Seul le recruteur peut déplacer ou annuler un entretien, depuis son tableau de bord.

Questions

Questions fréquentes des recruteurs

Comment planifier des entretiens de recrutement sans échanges d’e-mails ?
Envoyez à chaque candidat un lien de réservation au lieu de proposer des dates. Avec Calenday, le candidat voit vos créneaux libres, calculés depuis votre agenda Google ou Outlook, et réserve en une fois. L’entretien s’inscrit dans votre agenda avec lui en participant, et l’e-mail de confirmation contient un fichier .ics.
Comment éviter qu’un lien de réservation soit partagé ?
Utilisez des liens à usage unique. Dans Calenday, un lien à usage unique ne sert qu’une fois : dès que le candidat a réservé, il ne fonctionne plus. Vous en créez un par candidat présélectionné, ce qui évite qu’un lien transféré à d’autres personnes remplisse votre agenda. Cette fonction fait partie de l’offre gratuite.
Calenday s’intègre-t-il à mon logiciel de recrutement ?
Non. Calenday ne propose aujourd’hui ni API, ni webhooks, ni connexion Zapier, et aucune intégration avec un logiciel de recrutement (ATS). Les entretiens réservés apparaissent dans votre agenda Google ou Outlook, mais leur statut doit être reporté à la main dans votre outil de suivi des candidatures.
Plusieurs recruteurs peuvent-ils partager le même compte ?
Oui, avec des limites. Vous invitez vos collègues par e-mail comme membres ou admins, sans coût par siège. Mais les agendas connectés d’une organisation bloquent les créneaux de toute l’organisation, et le round-robin n’est pas livré. Pour que chaque recruteur garde ses propres disponibilités, créez une organisation par recruteur.
Intégrations

Intégrations utiles

Commencez en gratuit. Décidez ensuite.

Réservations illimitées, sans carte, sans compte à rebours. Si Calenday mérite ses 99 $, vous le saurez en une semaine.

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