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Software für Coaches: Erstgespräche und Sitzungen online buchen lassen

Calenday ist eine Software für Coaches, mit der Klienten ihre Termine selbst online buchen. Typisch sind ein kostenloses Erstgespräch und bezahlte Coaching-Sitzungen. Klienten zahlen vorab per Stripe oder PayPal und erhalten den Zoom-Link automatisch per E-Mail. Eine komplette Coaching-Plattform ist Calenday nicht. Die Grundfunktionen sind kostenlos, Zahlung und Video kosten einmalig 99 $.

Ausgangslage

Was müssen Coaches bei der Terminvereinbarung lösen?

Coaches verlieren Zeit mit E-Mail-Pingpong um freie Termine, mit Ausfällen ohne Absage und mit dem Nachhalten offener Zahlungen. Ein Buchungstool wie Calenday zeigt Klienten nur echte freie Zeiten, kassiert die Sitzung vor der Bestätigung und erinnert per E-Mail an den Termin, damit er nicht in Vergessenheit gerät.

  • Terminabstimmung per E-Mail

    Jede Anfrage kostet mehrere Nachrichten, bis eine passende Zeit gefunden ist. Eine Buchungsseite ersetzt diesen Austausch durch einen einzigen Link.

  • Ausfälle ohne Absage

    Vergessene Sitzungen kosten bezahlte Zeit. Eine Erinnerung 24 Stunden vorher ruft den Termin ins Gedächtnis, eine Zahlung vorab macht ihn verbindlicher.

  • Offene Zahlungen

    Wer nach der Sitzung Rechnungen hinterherläuft, verliert Zeit. Mit Zahlung vor der Bestätigung steht der Termin erst fest, wenn bezahlt ist.

  • Klienten in anderen Zeitzonen

    Online-Coaching endet nicht an der Landesgrenze. Die Buchungsseite erkennt die Zeitzone des Klienten und rechnet Ihre Verfügbarkeit um.

Beispielkonfiguration

Wie richten Coaches Calenday ein?

Eine typische Einrichtung für Coaches umfasst zwei Terminarten: ein kostenloses Erstgespräch von 20 Minuten und eine bezahlte Coaching-Sitzung von 60 Minuten mit Zoom-Link. Dazu kommen 15 Minuten Puffer zwischen den Sitzungen und eine E-Mail-Erinnerung 24 Stunden vorher. Bestandsklienten erhalten für Folgetermine einen Einmal-Link.

  • 01

    Kalender und Zoom verbinden

    Verbinden Sie unter „Verfügbarkeit“ in den Kalendereinstellungen Google Kalender oder Outlook per OAuth, damit bestehende Termine blockieren. Zoom verbinden Sie an derselben Stelle: Das Meeting entsteht bei jeder Bestätigung automatisch, auch ohne verbundenen Kalender.

  • 02

    Terminart „Erstgespräch“ anlegen

    20 Minuten, kostenlos, 10 Minuten Puffer danach, mindestens 24 Stunden Vorlauf. Diesen Link teilen Sie auf Ihrer Website und in Ihrer E-Mail-Signatur.

  • 03

    Terminart „Coaching-Sitzung“ anlegen

    60 Minuten, Zahlung vorab per Stripe in EUR, Zoom als Videokonferenz, 15 Minuten Puffer davor und danach. Während der Zahlung bleibt der Termin 30 Minuten reserviert.

  • 04

    Erinnerung und Einmal-Links einrichten

    Aktivieren Sie unter „Workflows“ die Vorlage für die Erinnerung 24 Stunden vorher. Bestandsklienten schicken Sie einen Einmal-Link aus dem Bereich „Planung“, der nach der ersten Buchung verfällt.

Funktionen

Welche Calenday-Funktionen nutzen Coaches?

Coaches nutzen in Calenday vor allem vier Funktionen: unbegrenzte Terminarten im kostenlosen Tarif sowie Zahlung vorab, Videolinks und E-Mail-Erinnerungen mit der Lizenz für 99 $ einmalig. Alle vier sind heute verfügbar und lassen sich pro Terminart kombinieren, etwa ein kostenloses Erstgespräch neben einer bezahlten Sitzung.

  • Unbegrenzte Terminarten (kostenlos)

    Erstgespräch, Sitzung, Folgetermin: Legen Sie so viele Terminarten an, wie Sie brauchen, jede mit eigener Dauer, eigenem Puffer und eigenem Link.

  • Zahlung vor der Bestätigung (Lizenz 99 $)

    Stripe oder PayPal, in EUR, CHF, USD, GBP oder CAD. Das Geld geht direkt auf Ihr Konto, Calenday nimmt keine Provision.

  • Zoom, Google Meet oder Teams (Lizenz 99 $)

    Der Videolink entsteht bei der Bestätigung und steht in der Bestätigungs-E-Mail, in der .ics-Datei und im Kalendereintrag.

  • E-Mail-Erinnerungen (Lizenz 99 $)

    Workflows senden Erinnerungen vor der Sitzung und eine Dankesnachricht danach, je nach Sprache des Klienten auf Deutsch, Englisch, Französisch oder Spanisch.

Kosten

Was kostet Calenday für Coaches?

Calenday kostet Coaches nichts, solange sie ohne Zahlung, Video und automatische Erinnerungen arbeiten: Terminarten, Buchungen und Kalender sind im kostenlosen Tarif unbegrenzt. Wer Sitzungen vorab kassieren und Zoom-Links automatisch erzeugen will, zahlt einmalig 99 $ für die Lizenz, ohne Abo und ohne Kosten pro Nutzer.

Der kostenlose Tarif ist zeitlich nicht begrenzt. Er umfasst unbegrenzt viele Terminarten, Buchungen und Marken, die Verbindung zu Google Kalender und Microsoft 365, Terminumfragen und Einmal-Links. Für kostenlose Erstgespräche reicht das vollständig.

Die Lizenz für 99 $ wird einmal bezahlt und schaltet Videokonferenzen (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams), Zahlungen über Stripe und PayPal, E-Mail-Workflows und Analysen frei. Sie gilt für unbegrenzt viele Nutzer, auch wenn Sie später mit weiteren Coaches zusammenarbeiten. Preise anderer Anbieter finden Sie in unseren Vergleichen.

Grenzen

Was macht Calenday für Coaches nicht?

Calenday ist kein Coaching-Programm: Es verwaltet keine Klientenakten, Sitzungsnotizen, Sitzungspakete oder Rechnungen. Auch eigene Fragebögen vor dem ersten Gespräch sind nicht möglich, das Buchungsformular fragt nur Name, E-Mail, Grund des Termins und Hinweise ab. Für diese Aufgaben behalten Sie Ihre bestehenden Werkzeuge.

  • Keine Sitzungspakete

    Bezahlt wird je gebuchter Sitzung. Zehnerkarten, Guthaben oder Abos für Klienten verwaltet Calenday nicht.

  • Kein eigener Fragebogen

    Eigene Fragen im Buchungsformular sind nicht verfügbar. Ein Anamnese- oder Intake-Bogen läuft weiter über Ihr bisheriges Formular.

  • Umbuchen nur durch Sie

    Klienten können einen Termin nicht selbst verschieben oder absagen. Das erledigen Sie im Dashboard, eine Erstattung lösen Sie dort manuell mit einem Klick aus.

FAQ

Häufige Fragen von Coaches zu Calenday

Welche Software ist für Coaches geeignet?
Für die Terminbuchung eignet sich ein Tool wie Calenday, das Erstgespräche und bezahlte Sitzungen über eine Buchungsseite abwickelt. Klienten sehen nur freie Zeiten, zahlen auf Wunsch vorab und bekommen einen Zoom-Link. Für Klientenakten, Notizen oder Rechnungen brauchen Coaches zusätzlich eine eigene Software, denn das deckt Calenday bewusst nicht ab.
Kann ich ein kostenloses Erstgespräch und bezahlte Sitzungen anbieten?
Ja. In Calenday hat jede Terminart ihre eigenen Einstellungen, also kann das Erstgespräch kostenlos sein und die Coaching-Sitzung vorab bezahlt werden. Die Zahlung über Stripe oder PayPal setzt die Lizenz für 99 $ einmalig voraus. Der Termin wird erst bestätigt, wenn die Zahlung eingegangen ist.
Bekommt Calenday einen Anteil an meinen Honoraren?
Nein, Calenday nimmt keine Provision auf Zahlungen. Das Geld geht direkt auf Ihr eigenes Stripe- oder PayPal-Konto, Calenday hält zu keinem Zeitpunkt Gelder. Es fallen nur die Gebühren Ihres Zahlungsanbieters an. Erstattungen lösen Sie bei Bedarf selbst aus, mit einem Klick im Bereich Meetings.
Funktioniert Calenday mit Zoom ohne Google Kalender?
Ja, die Zoom-Integration funktioniert auch ohne verbundenen Kalender. Calenday erstellt das Zoom-Meeting bei jeder Bestätigung auf Ihrem Zoom-Konto und schickt den Link in der Bestätigungs-E-Mail und in der .ics-Datei. Ist zusätzlich ein Kalender verbunden, steht der Link auch im Kalendereintrag. Zoom gehört zur Lizenz für 99 $.
Integrationen

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