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Online-Terminbuchung für Anwälte: Erstberatung und bezahlte Beratung

Calenday ist ein Tool für die Online-Terminbuchung in Anwaltskanzleien, keine Kanzleisoftware. Mandanten buchen eine Erstberatung oder eine kostenpflichtige Beratung über Ihre Buchungsseite, zahlen auf Wunsch vorab per Stripe oder PayPal und erhalten bei Videoberatungen automatisch einen Teams- oder Zoom-Link. Der Kern ist kostenlos, Zahlung und Video kosten 99 $ einmalig.

Ausgangslage

Wo hakt es bei der Terminvergabe in Kanzleien?

Die Terminvergabe per Telefon bindet in Kanzleien viel Zeit, und ab und zu erscheint ein Mandant nicht zum vereinbarten Termin. Mit Calenday buchen Mandanten ihre Erstberatung selbst, zu einer Zeit, die in Ihrem Outlook-Kalender frei ist. Kostenpflichtige Beratungen werden vorab bezahlt, und mit der Lizenz kommt am Vortag eine Erinnerung per E-Mail.

  • Telefonische Terminvergabe

    Jeder Anruf zur Terminabstimmung unterbricht die Arbeit am Mandat. Eine Buchungsseite nimmt Anfragen rund um die Uhr an.

  • Kostenpflichtige Erstberatung

    Eine bezahlte Beratung soll verbindlich sein. Mit Zahlung vorab ist der Termin erst bestätigt, wenn die Gebühr eingegangen ist.

  • Beratung per Video

    Nicht jeder Mandant kann in die Kanzlei kommen. Der Teams- oder Zoom-Link soll ohne Nacharbeit beim Mandanten ankommen.

  • Vorbereitung auf das Gespräch

    Sie möchten vorab wissen, worum es geht. Das Buchungsformular erfasst den Grund des Termins und weitere Hinweise des Mandanten.

Beispielkonfiguration

Wie richten Anwälte Calenday ein?

Eine typische Einrichtung für Anwälte umfasst drei Terminarten: eine Erstberatung von 30 Minuten in der Kanzlei, eine kostenpflichtige Videoberatung von 60 Minuten per Microsoft Teams mit Zahlung vorab und ein Sachstandsgespräch von 20 Minuten nur per Einmal-Link. Dazu kommen 15 Minuten Puffer, 24 Stunden Mindestvorlauf und eine E-Mail-Erinnerung.

  • 01

    Outlook verbinden

    Verbinden Sie Ihr Microsoft-365-Konto per OAuth. Gerichtstermine und Besprechungen in Outlook blockieren die Buchungsseite automatisch, neue Buchungen erscheinen dort mit dem Mandanten als Teilnehmer.

  • 02

    Terminart „Erstberatung in der Kanzlei“ anlegen

    30 Minuten, 15 Minuten Puffer davor und danach, 24 Stunden Vorlauf, buchbar für die nächsten 21 Tage. Ob die Erstberatung kostenpflichtig ist, legen Sie pro Terminart fest.

  • 03

    Terminart „Videoberatung“ anlegen

    60 Minuten, Microsoft Teams, Zahlung vorab per Stripe in EUR. Der Termin bleibt 30 Minuten reserviert, bis der Mandant bezahlt hat, und wird erst danach bestätigt.

  • 04

    Einmal-Links und Erinnerung einrichten

    Bestehende Mandanten erhalten für ein „Sachstandsgespräch“ von 20 Minuten einen Einmal-Link. Ein Workflow erinnert 24 Stunden vorher per E-Mail.

Funktionen

Welche Calenday-Funktionen nutzen Anwälte?

Für Anwälte sind in Calenday vier Funktionen besonders nützlich. Kostenlos sind der Live-Abgleich mit Outlook und Einmal-Links. Mit der Lizenz für einmalig 99 $ kommen Zahlung vorab und Links zu Microsoft Teams oder Zoom hinzu. Das Geld fließt direkt auf das Stripe- oder PayPal-Konto der Kanzlei, Calenday behält keine Provision ein.

  • Outlook und Microsoft 365 (kostenlos)

    Verfügbarkeit live aus dem Kanzleikalender, Buchungen als Outlook-Termin mit dem Mandanten als Teilnehmer. Exchange auf eigenen Servern wird nicht unterstützt.

  • Einmal-Links (kostenlos)

    Ein Link für genau eine Buchung, etwa für Folgetermine mit bestehenden Mandanten. Nach der Buchung verfällt der Link.

  • Zahlung vorab (Lizenz 99 $)

    Stripe oder PayPal in EUR, CHF, USD, GBP oder CAD. Erstattung manuell mit einem Klick, zum Beispiel wenn Sie einen Termin absagen.

  • Teams und Zoom (Lizenz 99 $)

    Der Link entsteht bei der Bestätigung. Teams setzt ein geschäftliches Microsoft-365-Konto voraus, Zoom funktioniert auch ohne Kalender.

Kosten

Was kostet Calenday für Kanzleien?

Calenday kostet Kanzleien im Kern nichts: Terminarten, Buchungen, die Anbindung an Outlook und Einmal-Links sind kostenlos und zeitlich unbegrenzt. Zahlung vorab für kostenpflichtige Beratungen, Videolinks und E-Mail-Erinnerungen gibt es mit der Lizenz für 99 $, einmal bezahlt und gültig für unbegrenzt viele Nutzer in der Kanzlei.

Der kostenlose Tarif umfasst unbegrenzt viele Terminarten, Buchungen und Marken, Microsoft 365 und Google Kalender, Terminumfragen und Einmal-Links. Eine Kanzlei, die Erstberatungen ohne Vorauszahlung vergibt, kann damit dauerhaft arbeiten.

Die Lizenz für 99 $ wird einmal bezahlt und schaltet Zahlungen über Stripe und PayPal, Microsoft Teams, Zoom und Google Meet, E-Mail-Workflows und Analysen frei. Sie gilt für unbegrenzt viele Nutzer. Preise anderer Anbieter vergleichen wir auf eigenen Seiten.

Grenzen

Was macht Calenday für Anwälte nicht?

Calenday ist keine Kanzleisoftware: Akten, Fristen, Kollisionsprüfung, Dokumente und Abrechnung nach RVG gibt es nicht. Calenday hat zudem keine Zertifizierung wie ISO 27001 und keine eigenen Fragen im Buchungsformular. Für die Mandatsführung bleibt Ihre Kanzleisoftware zuständig, Calenday übernimmt nur die Terminbuchung.

  • Keine Akten und Fristen

    Mandantenakten, Fristenkalender und Dokumente verwaltet Calenday nicht. Eine Anbindung an Kanzleisoftware, eine API oder Webhooks gibt es nicht.

  • Keine Kollisionsprüfung

    Das Buchungsformular fragt Name, E-Mail, Grund des Termins und Hinweise ab. Eigene Pflichtfelder, etwa zur Gegenseite, lassen sich nicht anlegen; die Prüfung erfolgt in Ihrer Kanzleisoftware.

  • Keine Zertifizierung

    Calenday hat keine Zertifizierung wie ISO 27001 oder SOC 2. Wer Termine auf eigener Infrastruktur betreiben will, kann Calenday per Docker selbst hosten.

FAQ

Häufige Fragen von Anwälten zu Calenday

Können Mandanten eine kostenpflichtige Erstberatung online buchen und bezahlen?
Ja. Mit der Lizenz für 99 $ (einmalig) zahlt der Mandant die Beratung direkt beim Buchen, per Stripe oder PayPal. Bis die Zahlung abgeschlossen ist, bleibt der Termin 30 Minuten reserviert; bestätigt wird er erst danach. Das Geld geht direkt auf das Konto der Kanzlei, Calenday nimmt keine Provision.
Ersetzt Calenday eine Kanzleisoftware?
Nein, Calenday ersetzt keine Kanzleisoftware. Akten, Fristen, Dokumente, Kollisionsprüfung und Abrechnung bleiben in Ihrem bisherigen Programm. Calenday ergänzt es um die Online-Terminbuchung: Mandanten buchen selbst, Termine erscheinen in Outlook, und auf Wunsch kommen Zahlung vorab, Videolink und E-Mail-Erinnerung hinzu. Eine direkte Schnittstelle zur Kanzleisoftware gibt es nicht.
Kann ich Calenday auf eigenen Servern betreiben?
Ja, Calenday lässt sich per Docker auf eigener Infrastruktur betreiben. Das ist eine Option für Kanzleien, die Termindaten nicht bei einem Drittanbieter speichern wollen. Calenday ist dabei nicht Open Source und hat keine Zertifizierung wie ISO 27001 oder SOC 2; die Anforderungen Ihres Berufsrechts prüfen Sie selbst.
Können Mandanten einen Termin selbst absagen?
Nein, im Moment nicht. Verschieben oder absagen können nur Sie, über das Dashboard von Calenday. Bei einer bereits bezahlten Beratung lösen Sie die Erstattung manuell mit einem Klick aus, sie erfolgt nicht automatisch. Mit der Lizenz informiert ein Workflow den Mandanten per E-Mail über die Absage.
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