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Personal-Trainer-Software für Einzel- und Probetrainings

Calenday ist eine Personal-Trainer-Software für die Terminbuchung: Ihre Kunden buchen Einzel- oder Probetrainings direkt über Ihre Buchungsseite, zahlen auf Wunsch vorab per Stripe oder PayPal und werden per E-Mail an den Termin erinnert. Puffer zwischen den Terminen halten Zeit für die Anfahrt frei. Kurse und Mitgliedschaften deckt Calenday nicht ab. Die Grundfunktionen sind kostenlos, die Lizenz kostet einmalig 99 $.

Ausgangslage

Was müssen Personal Trainer bei Terminen lösen?

Personal Trainer planen Einzeltrainings an wechselnden Orten, oft früh morgens oder abends, und verlieren Geld, wenn Kunden kurzfristig nicht erscheinen. Calenday zeigt nur Zeiten, die nach Fahrtpuffer und Mindestvorlauf noch frei sind, kassiert das Training auf Wunsch vorab und erinnert Kunden per E-Mail an den Termin.

  • Wechselnde Trainingsorte

    Studio, Park oder Wohnzimmer des Kunden: Zwischen zwei Terminen liegt oft eine Fahrt, die im Kalender eingeplant sein muss.

  • Kurzfristige Ausfälle

    Ein abgesagtes Training um 7 Uhr lässt sich selten neu vergeben. Ein Mindestvorlauf verhindert Buchungen in letzter Minute, eine Zahlung vorab macht den Termin verbindlich.

  • Randzeiten

    Kunden trainieren vor und nach der Arbeit. Ihre Wochenzeiten legen fest, wann gebucht werden kann, Feiertage werden automatisch ausgespart.

  • Online-Trainings

    Manche Kunden trainieren per Video. Ein Zoom-Link soll ohne Nacharbeit bei ihnen ankommen.

Beispielkonfiguration

Wie richten Personal Trainer Calenday ein?

Eine typische Einrichtung für Personal Trainer umfasst drei Terminarten: ein kostenloses Probetraining von 45 Minuten, ein bezahltes Personal Training von 60 Minuten und ein Online-Training von 45 Minuten per Zoom. Dazu kommen 30 Minuten Puffer für die Anfahrt, 12 Stunden Mindestvorlauf und eine E-Mail-Erinnerung am Vortag.

  • 01

    Wochenzeiten festlegen

    Legen Sie Ihre Trainingszeiten fest, etwa Montag bis Freitag 6 bis 10 Uhr und 17 bis 21 Uhr. Verbinden Sie Google Kalender, damit private Termine automatisch blockieren.

  • 02

    Terminart „Probetraining“ anlegen

    45 Minuten, kostenlos, 30 Minuten Puffer davor und danach für die Anfahrt, mindestens 12 Stunden Vorlauf, buchbar für die nächsten 14 Tage.

  • 03

    Terminarten „Personal Training“ und „Online-Training“ anlegen

    60 Minuten vor Ort mit Zahlung vorab per Stripe in EUR, dazu 45 Minuten online mit automatischem Zoom-Link. Während der Zahlung bleibt der Termin 30 Minuten reserviert.

  • 04

    Erinnerung am Vortag aktivieren

    Ein Workflow schickt dem Kunden 24 Stunden vorher eine E-Mail mit Uhrzeit und, beim Online-Training, dem Zoom-Link. Neukunden aus Empfehlungen erhalten einen Einmal-Link.

Funktionen

Welche Calenday-Funktionen nutzen Personal Trainer?

Für Personal Trainer sind in Calenday vier Funktionen besonders nützlich. Kostenlos sind Verfügbarkeitsregeln mit Puffer und Mindestvorlauf sowie Einmal-Links. Mit der Lizenz für einmalig 99 $ kommen Zahlung vorab und Erinnerungen per E-Mail hinzu. Zusammen sorgen sie dafür, dass nur machbare Termine gebucht werden und jedes Training bezahlt ist.

  • Puffer und Vorlauf (kostenlos)

    Puffer vor und nach jedem Training, Mindestvorlauf, Buchungshorizont, Taktung der Startzeiten und die Feiertage Ihres Landes.

  • Einmal-Links (kostenlos)

    Ein Link, der nach einer Buchung verfällt. Praktisch für Neukunden aus einer Empfehlung, die genau einen Termin buchen sollen.

  • Zahlung vorab (Lizenz 99 $)

    Stripe oder PayPal, Geld direkt auf Ihr Konto, keine Provision von Calenday. Erstattungen lösen Sie manuell mit einem Klick aus.

  • E-Mail-Erinnerungen (Lizenz 99 $)

    Erinnerung bis zu 28 Tage vorher, Dankesnachricht nach dem Training, Hinweis bei Absage, an den Kunden oder an Sie selbst.

Kosten

Was kostet Calenday für Personal Trainer?

Für Personal Trainer ist Calenday im Kern kostenlos: Terminarten, Buchungen, Kalenderanbindung und Einmal-Links kosten nichts und laufen zeitlich unbegrenzt. Wer Trainings vorab kassieren, Zoom-Links für Online-Trainings erzeugen und automatische Erinnerungen senden will, zahlt einmalig 99 $ für die Lizenz, ohne monatliche Gebühr.

Der kostenlose Tarif hat kein Ablaufdatum. Er enthält unbegrenzt viele Terminarten und Buchungen, die Anbindung an Google Kalender und Microsoft 365 sowie Einmal-Links. Für Trainer, die Termine nur buchen lassen wollen, reicht das aus.

Die Lizenz für 99 $ zahlen Sie ein einziges Mal. Sie ergänzt Zahlungen über Stripe und PayPal, Videolinks über Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams, E-Mail-Erinnerungen und Analysen, für unbegrenzt viele Nutzer. Arbeiten Sie später mit weiteren Trainern zusammen, entstehen keine Zusatzkosten.

Grenzen

Was macht Calenday für Personal Trainer nicht?

Calenday ist keine Software für Fitnessstudios: Kurse mit mehreren Teilnehmern, Mitgliedschaften, Check-in, Trainingspläne und Kundenakten gibt es nicht. Calenday bucht Einzeltermine zwischen Ihnen und einem Kunden, mit Zahlung pro gebuchtem Termin. Für Gruppenkurse und Mitgliederverwaltung brauchen Sie zusätzlich eine eigene Kursbuchungs- oder Studiosoftware.

  • Keine Kurse oder Gruppentrainings

    Gruppentermine mit mehreren Teilnehmern sind nicht verfügbar. Jede Buchung gilt für genau einen Kunden.

  • Keine Mitgliedschaften oder Pakete

    Abos, Zehnerkarten oder Guthaben verwaltet Calenday nicht. Bezahlt wird je gebuchtem Training.

  • Keine Trainingspläne

    Übungen, Fortschritt oder Ernährung dokumentiert Calenday nicht. Das Buchungsformular erfasst nur Name, E-Mail, Grund des Termins und Hinweise.

FAQ

Häufige Fragen von Personal Trainern zu Calenday

Welche Software brauchen Personal Trainer für Termine?
Für Einzeltrainings reicht ein Buchungstool wie Calenday: Kunden sehen Ihre freien Zeiten, buchen selbst und erhalten eine Bestätigung mit .ics-Datei. Mit der Lizenz für 99 $ kommen Zahlung vorab und E-Mail-Erinnerungen dazu. Kurse, Mitgliedschaften oder Trainingspläne brauchen dagegen eine eigene Studio- oder Trainingssoftware.
Kann ich Fahrzeit zwischen zwei Trainings einplanen?
Ja, über Puffer vor und nach jeder Terminart. Mit 30 Minuten Puffer bleibt zwischen zwei Trainings automatisch eine halbe Stunde frei, die Buchungsseite bietet diese Zeit nicht an. Der Puffer gilt pro Terminart, sodass ein Online-Training per Zoom ohne Fahrzeit auskommt, während ein Hausbesuch mehr Luft bekommt.
Können Kunden ein Training selbst absagen?
Nein, im Moment nicht. In Calenday verschieben oder stornieren nur Sie Termine, über das Dashboard. Beim Verschieben erhält der Kunde eine E-Mail, und mit der Lizenz informiert ihn ein Workflow auch über eine Absage. Ein bereits bezahltes Training erstatten Sie manuell mit einem Klick im Bereich Meetings.
Eignet sich Calenday für Fitnesskurse?
Nein, Calenday eignet sich nicht für Kurse mit mehreren Teilnehmern. Gruppentermine sind nicht verfügbar, jede Buchung gilt für genau einen Kunden. Wer Kurse, Mitgliedschaften und Check-in braucht, ist mit einer Software für Fitnessstudios besser bedient. Calenday passt zu Personal Trainern, die Einzel- oder Probetrainings buchen lassen.
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