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Vorstellungsgespräch planen: Kandidaten buchen ihren Termin selbst

Mit Calenday planen Recruiter und Personalabteilungen Vorstellungsgespräche, ohne Terminvorschläge per E-Mail hin- und herzuschicken. Kandidaten wählen über einen Einmal-Link eine freie Zeit aus Ihrem Kalender und erhalten eine Bestätigung mit .ics-Datei. Mit der Lizenz für 99 $ kommen automatisch ein Teams-, Zoom- oder Meet-Link und eine Erinnerung am Vortag hinzu.

Ausgangslage

Was macht die Planung von Vorstellungsgesprächen aufwendig?

Die Planung von Vorstellungsgesprächen wird aufwendig, weil Kandidaten oft noch in einem anderen Job arbeiten und nur zu Randzeiten können, während Interviewer volle Kalender haben. Calenday lässt Kandidaten selbst aus den freien Zeiten des Interviewers wählen und bestätigt den Termin sofort, mit .ics-Datei und auf Wunsch mit Videolink.

  • Abstimmung mit Kandidaten

    Jeder Terminvorschlag per E-Mail verzögert den Prozess um Stunden oder Tage. Ein Buchungslink verkürzt das auf eine einzige Nachricht.

  • Volle Interviewer-Kalender

    Fachabteilungen haben wenig Luft. Calenday fragt den Kalender live ab und zeigt nur Zeiten, die wirklich frei sind.

  • Kontrolle über den Zugang

    Nicht jeder soll Ihre Gesprächszeiten buchen können. Einmal-Links gelten für genau eine Buchung und verfallen danach.

  • Nicht erschienene Kandidaten

    Ein vergessenes Interview blockiert einen ganzen Slot. Eine E-Mail-Erinnerung 24 Stunden vorher bringt den Termin in Erinnerung.

Beispielkonfiguration

Wie richten Recruiter Calenday ein?

Eine typische Einrichtung für Recruiter umfasst zwei Terminarten: ein Kennenlerngespräch von 20 Minuten und ein Fachinterview von 60 Minuten, beide per Microsoft Teams. Dazu kommen 15 Minuten Puffer für Notizen, 24 Stunden Mindestvorlauf, ein Buchungshorizont von 14 Tagen, ein Einmal-Link pro Kandidat und eine E-Mail-Erinnerung am Vortag.

  • 01

    Kalender verbinden

    Verbinden Sie Outlook oder Google Kalender per OAuth. Bestehende Termine blockieren die Buchungsseite, jedes gebuchte Interview erscheint mit dem Kandidaten als Teilnehmer.

  • 02

    Terminart „Kennenlerngespräch“ anlegen

    20 Minuten, Microsoft Teams, 10 Minuten Puffer danach, 24 Stunden Vorlauf, buchbar nur in den nächsten 14 Tagen.

  • 03

    Terminart „Fachinterview“ anlegen

    60 Minuten, Microsoft Teams, 15 Minuten Puffer davor und danach für Vorbereitung und Notizen. Im Feld für den Grund des Termins nennt der Kandidat die Stelle.

  • 04

    Einmal-Links und Erinnerung einrichten

    Erstellen Sie im Bereich „Planung“ für jeden Kandidaten einen eigenen Einmal-Link, der nach der Buchung verfällt. Ein Workflow erinnert 24 Stunden vorher per E-Mail, mit dem Teams-Link im Text.

Funktionen

Welche Calenday-Funktionen nutzen Recruiter?

Für Recruiter zählen in Calenday vor allem vier Funktionen. Kostenlos sind Einmal-Links und der Live-Abgleich mit Google Kalender oder Outlook. Mit der Lizenz für einmalig 99 $ kommen Videolinks für Teams, Zoom oder Meet und Erinnerungen per E-Mail dazu. So steht jedes Interview samt Link im Kalender, ohne dass jemand etwas nachtragen muss.

  • Einmal-Links (kostenlos)

    Ein Link pro Kandidat, der nach einer Buchung ungültig wird. So kursieren keine offenen Buchungslinks in Jobportalen oder Foren.

  • Kalender live (kostenlos)

    Google Kalender und Microsoft 365, bei jedem Aufruf direkt abgefragt. Mehrere Google-Konten pro Organisation sind möglich.

  • Teams, Zoom oder Google Meet (Lizenz 99 $)

    Der Videolink entsteht bei der Bestätigung und steht im Kalendereintrag, in der Bestätigungs-E-Mail und in der .ics-Datei.

  • E-Mail-Erinnerungen (Lizenz 99 $)

    Erinnerung an den Kandidaten, Benachrichtigung an den Interviewer, Hinweis bei Absage, je nach Sprache des Kandidaten auf Deutsch, Englisch, Französisch oder Spanisch.

Kosten

Was kostet Calenday für Recruiter?

Calenday ist für Recruiter im Kern kostenlos: Terminarten, Buchungen, Kalenderanbindung und Einmal-Links kosten nichts, ohne Zeitlimit. Automatische Videolinks und E-Mail-Erinnerungen gibt es mit der Lizenz für 99 $, einmal bezahlt. Sie gilt für unbegrenzt viele Nutzer, also auch für alle Fachabteilungen, die Interviews führen.

Der kostenlose Tarif umfasst unbegrenzt viele Terminarten und Buchungen, Google Kalender und Microsoft 365, Terminumfragen und Einmal-Links. Für Recruiter, die Interviews vor Ort führen und keine automatischen Erinnerungen brauchen, reicht das dauerhaft.

Die Lizenz für 99 $ zahlen Sie einmal. Sie schaltet Microsoft Teams, Zoom und Google Meet, E-Mail-Workflows, Zahlungen und Analysen frei, für unbegrenzt viele Nutzer. Was andere Terminbuchungstools kosten, zeigen unsere Vergleichsseiten.

Grenzen

Was macht Calenday für Recruiter nicht?

Calenday ist kein Bewerbermanagementsystem: Stellenanzeigen, Bewerberakten, Bewertungsbögen und Schnittstellen zu ATS-Software gibt es nicht. Panel-Interviews mit mehreren Interviewern und die automatische Verteilung auf Kollegen sind ebenfalls nicht verfügbar. Calenday übernimmt nur die Terminbuchung des Gesprächs, die Erinnerung per E-Mail und den Videolink.

  • Kein Bewerbermanagement

    Lebensläufe, Pipeline und Feedback der Interviewer bleiben in Ihrem ATS. Eine Schnittstelle, Webhooks oder eine API sind heute nicht verfügbar.

  • Keine Panel-Interviews

    Gruppentermine und Round-Robin sind nicht verfügbar. Verbundene Kalender blockieren Zeiten für die ganze Organisation; für getrennte Interviewer-Kalender legen Sie je Interviewer eine Organisation an.

  • Umbuchen nur durch Sie

    Kandidaten können den Termin nicht selbst verschieben. Verschieben Sie ihn, fehlt der Videolink in der E-Mail zur Umbuchung derzeit noch; schicken Sie ihn bei Bedarf separat.

FAQ

Häufige Fragen von Recruitern zu Calenday

Wie plane ich ein Vorstellungsgespräch per Video?
Am einfachsten mit einem Buchungslink: Der Kandidat wählt in Calenday eine freie Zeit, und bei der Bestätigung entsteht automatisch ein Teams-, Zoom- oder Meet-Link. Der Link steht in der Bestätigungs-E-Mail, im Kalendereintrag und in der .ics-Datei. Videolinks gehören zur Lizenz für 99 $ einmalig.
Kann ein Kandidat seinen Buchungslink an andere weitergeben?
Mit einem Einmal-Link bringt das nichts: Er erlaubt genau eine Buchung und verfällt danach. Wer ihn nach dem Kandidaten öffnet, kann keinen weiteren Termin buchen. Einmal-Links sind im kostenlosen Tarif von Calenday enthalten und eignen sich für jede Einladung zu einem Vorstellungsgespräch.
Lässt sich Calenday an unser Bewerbermanagementsystem anbinden?
Nein, eine direkte Anbindung gibt es nicht. Calenday hat heute weder API noch Webhooks noch eine Zapier-Integration, daher fließen Buchungen nicht automatisch in ein ATS. Interviews landen aber in Google Kalender oder Outlook, mit dem Kandidaten als Teilnehmer, und sind dort für das Recruiting-Team sichtbar.
Können mehrere Interviewer an einem Gespräch teilnehmen?
Nicht als gemeinsame Buchung: Gruppentermine und Round-Robin sind in Calenday nicht verfügbar. Sie können Kollegen nach der Buchung manuell zum Kalendertermin einladen. Wer regelmäßig Panel-Interviews mit Abgleich mehrerer Kalender organisiert, ist mit einem spezialisierten Tool für die Interviewplanung besser bedient.
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