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Terminbuchung für Berater: Erstgespräche und bezahlte Beratung online

Calenday ist ein Terminbuchungstool für Berater. Ihre Kunden buchen Erstgespräche und bezahlte Beratungstermine selbst, ohne dass Sie Termine per E-Mail abstimmen müssen. Angezeigt werden nur Zeiten, die in Ihrem Outlook- oder Google-Kalender frei sind. Bezahlt wird auf Wunsch vorab per Stripe, der Link zu Microsoft Teams kommt automatisch. Die Grundfunktionen sind kostenlos, Video und Zahlung kosten einmalig 99 $.

Ausgangslage

Was müssen Berater bei der Terminvereinbarung lösen?

Berater müssen Termine mit Entscheidern finden, deren Kalender ohnehin voll sind, und verlieren dabei oft Tage im E-Mail-Hin-und-Her. Calenday ersetzt diese Abstimmung durch einen einzigen Link. Kunden sehen nur Zeiten, die in Ihrem Outlook-Kalender frei sind, und bekommen nach der Buchung sofort eine Bestätigung mit .ics-Datei, auf Wunsch samt Teams-Link.

  • Volle Kalender auf beiden Seiten

    Drei Terminvorschläge per E-Mail führen selten zum Ziel. Eine Buchungsseite lässt den Kunden aus allen freien Zeiten wählen.

  • Kostenlos oder bezahlt

    Ein Kennenlerngespräch ist kostenlos, ein Strategie-Workshop nicht. Beides soll über denselben Weg buchbar sein.

  • Kunden in anderen Zeitzonen

    Internationale Projekte bedeuten Zeitverschiebung. Die Buchungsseite zeigt jedem Kunden die Zeiten in seiner eigenen Zeitzone.

  • Vorbereitung auf das Gespräch

    Vor dem Termin wollen Sie wissen, worum es geht. Das Buchungsformular erfasst den Grund des Termins und weitere Hinweise des Kunden.

Beispielkonfiguration

Wie richten Berater Calenday ein?

Eine typische Einrichtung für Berater umfasst drei Terminarten: ein kostenloses Kennenlerngespräch von 30 Minuten, eine bezahlte Beratung von 60 Minuten und einen bezahlten Strategie-Workshop von 90 Minuten, alle mit Teams-Link. Dazu kommen 15 Minuten Puffer, 48 Stunden Mindestvorlauf und eine E-Mail-Erinnerung 24 Stunden vorher.

  • 01

    Outlook verbinden

    Verbinden Sie Ihr Microsoft-365-Konto per OAuth. Calenday liest die Verfügbarkeit aus Ihrem Outlook-Kalender und legt jede Buchung dort mit dem Kunden als Teilnehmer an.

  • 02

    Terminart „Kennenlerngespräch“ anlegen

    30 Minuten, kostenlos, Microsoft Teams als Videokonferenz, 15 Minuten Puffer danach, mindestens 48 Stunden Vorlauf.

  • 03

    Terminarten „Beratung“ und „Strategie-Workshop“ anlegen

    60 und 90 Minuten, Zahlung vorab per Stripe in EUR oder CHF, Teams-Link automatisch. Stripe verbinden Sie vorher unter „Integrationen & Apps“. Der Termin bleibt 30 Minuten reserviert, bis die Zahlung abgeschlossen ist.

  • 04

    Erinnerung und Einmal-Links einrichten

    Ein Workflow erinnert den Kunden 24 Stunden vorher per E-Mail, mit dem Teams-Link im Text. Bestandskunden erhalten für Folgetermine einen Einmal-Link.

Funktionen

Welche Calenday-Funktionen nutzen Berater?

Für Berater sind in Calenday vier Funktionen besonders nützlich. Kostenlos ist die Anbindung an Outlook und Google Kalender. Mit der Lizenz für einmalig 99 $ kommen Links zu Microsoft Teams, Zahlung vorab und Erinnerungen per E-Mail hinzu. So läuft der Weg vom ersten Klick bis zum Gespräch ohne manuelle Nacharbeit.

  • Outlook und Google Kalender (kostenlos)

    Die Verfügbarkeit wird bei jedem Aufruf der Buchungsseite live abgefragt, Buchungen erscheinen als Termin mit dem Kunden als Teilnehmer.

  • Microsoft Teams (Lizenz 99 $)

    Teams-Link bei jeder Bestätigung, im Kalendereintrag, in der Bestätigungs-E-Mail und in der .ics-Datei. Erfordert ein geschäftliches Microsoft-365-Konto.

  • Zahlung vorab (Lizenz 99 $)

    Stripe oder PayPal, in EUR, CHF, USD, GBP oder CAD, direkt auf Ihr Konto und ohne Provision von Calenday.

  • E-Mail-Erinnerungen (Lizenz 99 $)

    Erinnerung vor dem Termin, Dankesnachricht danach, Benachrichtigung bei Absage, pro Terminart einstellbar und in der Sprache des Kunden.

Kosten

Was kostet Calenday für Berater?

Calenday ist für Berater im Kern kostenlos und zeitlich unbegrenzt: Terminarten, Buchungen, Kalenderanbindung und Einmal-Links kosten nichts. Für Teams-Links, Zahlung vorab und E-Mail-Erinnerungen zahlen Sie einmalig 99 $ für die Lizenz. Es gibt kein Abo und keine Gebühr pro Nutzer, auch wenn Ihre Beratung später wächst.

Der kostenlose Tarif umfasst unbegrenzt viele Terminarten, Buchungen und Marken, die Anbindung an Microsoft 365 und Google Kalender, Terminumfragen für Abstimmungen mit mehreren Personen und Einmal-Links. Wer nur Erstgespräche buchen lässt, kommt damit dauerhaft aus.

Die Lizenz für 99 $ wird einmal bezahlt. Sie schaltet Microsoft Teams, Zoom und Google Meet, Zahlungen über Stripe und PayPal, E-Mail-Workflows und Analysen frei, für unbegrenzt viele Nutzer. Was andere Anbieter kosten, zeigen unsere Vergleichsseiten.

Grenzen

Was macht Calenday für Berater nicht?

Calenday ist kein Werkzeug für die Abwicklung von Beratungsprojekten: Zeiterfassung, Angebote, Rechnungen und Kundenakten fehlen ebenso wie Schnittstellen zu HubSpot oder Salesforce. Calenday übernimmt nur die Terminbuchung, die Zahlung vorab und den Videolink zum Gespräch. Projektarbeit und Abrechnung bleiben in Ihren bestehenden Programmen.

  • Keine Zeiterfassung oder Rechnung

    Calenday kassiert auf Wunsch den Termin vorab, stellt aber keine Rechnungen aus und erfasst keine Stunden.

  • Keine CRM-Anbindung

    HubSpot, Salesforce, Zapier und eine API sind heute nicht verfügbar. Buchungen liegen in Calenday und in Ihrem Kalender.

  • Teams nur mit Geschäftskonto

    Microsoft Teams setzt ein geschäftliches oder schulisches Microsoft-365-Konto voraus. Mit privaten Microsoft-Konten entstehen keine Teams-Links.

FAQ

Häufige Fragen von Beratern zu Calenday

Welche Software ist für Berater und Coaches geeignet?
Für die Terminvereinbarung eignet sich ein Buchungstool wie Calenday, das sich an Outlook oder Google Kalender anbindet und Teams-, Zoom- oder Meet-Links automatisch erzeugt. Für Angebote, Zeiterfassung und Rechnungen brauchen Berater zusätzlich eine eigene Software. Calenday konzentriert sich bewusst auf den Weg vom ersten Klick bis zum Gespräch.
Kann ich Beratungstermine vorab bezahlen lassen?
Ja. Mit der Lizenz für 99 $ (einmalig) bestätigt Calenday einen Termin erst, wenn der Kunde per Stripe oder PayPal bezahlt hat. Während der Zahlung bleibt der Termin 30 Minuten für ihn reserviert. Das Geld geht direkt auf Ihr Konto, Calenday nimmt keine Provision. Sagen Sie einen Termin ab, erstatten Sie den Betrag manuell.
Funktioniert Calenday mit Microsoft Teams?
Ja, mit der Lizenz erzeugt Calenday bei jeder Bestätigung einen Teams-Link über ein verbundenes Microsoft-Konto. Der Link steht im Outlook-Termin, in der Bestätigungs-E-Mail und in der .ics-Datei. Voraussetzung ist ein geschäftliches oder schulisches Microsoft-365-Konto, private Konten werden für Teams nicht unterstützt.
Kann ich als Beraterin zwei Tätigkeiten getrennt führen?
Ja, Calenday erlaubt unbegrenzt viele Marken in einem Konto, auch im kostenlosen Tarif. Jede Marke hat eigene Terminarten, Buchungsseiten und Mitglieder und ist von den anderen getrennt. So bekommen etwa Ihre Unternehmensberatung und Ihre Workshops jeweils eigene Buchungslinks, ohne dass Sie ein zweites Konto anlegen müssen.
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