Automatische Terminerinnerung per E-Mail
Mit der automatischen Terminerinnerung schickt Calenday Ihren Gästen vor dem Termin eine E-Mail. Sie bestimmen, wann sie verschickt wird, bis zu 28 Tage im Voraus, und ob sie an den Gast oder an Sie selbst geht. Vorlagen gibt es auf Deutsch, Englisch, Französisch und Spanisch. Die Funktion gehört zur Lifetime-Lizenz für einmalig 99 $, SMS werden nicht unterstützt.
Wie funktioniert die automatische Terminerinnerung?
Die automatische Terminerinnerung in Calenday ist ein Workflow nach dem Muster „wenn, dann senden“. Vier Auslöser stehen zur Wahl: bei der Buchung, eine festgelegte Zeit vor dem Termin, eine festgelegte Zeit danach und bei einer Absage. Die E-Mail geht an den Gast oder an den Gastgeber.
Vier Auslöser
Bei Buchung, X Minuten, Stunden oder Tage vorher (bis 28 Tage), X danach oder bei Absage.
Gast oder Gastgeber
Erinnern Sie Ihren Gast an den Termin oder sich selbst an die Vorbereitung.
Pro Terminart
Ein Workflow kann für alle Terminarten gelten oder nur für bestimmte.
Fertige Vorlagen
Erinnerung 24 Stunden vorher, Dankeschön danach und Absagebenachrichtigung sind vorbereitet.
Wie richte ich eine Terminerinnerung ein?
Eine Terminerinnerung richten Sie in Calenday unter „Workflows“ in vier Schritten ein: Vorlage wählen oder neu beginnen, Zeitpunkt festlegen, Empfänger und Terminarten bestimmen, Text anpassen. Ab dann verschickt Calenday die E-Mail für jede passende Buchung automatisch, ohne dass Sie daran denken müssen.
- 01
Workflow anlegen
Öffnen Sie „Workflows“ und starten Sie mit der Vorlage „Erinnerung 24 Stunden vorher“ oder einem leeren Workflow.
- 02
Zeitpunkt festlegen
Wählen Sie den Auslöser, etwa 24 Stunden oder 2 Tage vor Beginn. Möglich sind bis zu 28 Tage im Voraus.
- 03
Empfänger und Terminarten wählen
Bestimmen Sie, ob die E-Mail an den Gast oder an den Gastgeber geht und für welche Terminarten sie gilt.
- 04
Text anpassen
Formulieren Sie die Nachricht je Sprache und fügen Sie Variablen wie Gastname, Startzeit oder Videolink ein.
Was lässt sich in der Erinnerungs-E-Mail anpassen?
In der Erinnerungs-E-Mail von Calenday passen Sie Text und Variablen an: Name des Gastes, Name des Gastgebers, Terminart, Startzeit, Organisation und Videolink. Pro Workflow gibt es eine Vorlage je Sprache, Calenday wählt sie nach der Sprache des Gastes. So erhält ein deutschsprachiger Gast die deutsche Fassung.
Sechs Variablen
Gastname, Gastgebername, Terminart, Startzeit, Organisation und Videolink werden automatisch eingesetzt.
Eine Vorlage je Sprache
Deutsch, Englisch, Französisch und Spanisch. Calenday wählt die Fassung passend zur Sprache des Gastes.
Nachfassen nach dem Termin
Mit dem Auslöser „danach“ schicken Sie ein Dankeschön oder einen Hinweis auf den nächsten Termin.
Absagen sauber melden
Der Auslöser „bei Absage“ informiert Gast oder Gastgeber, sobald ein Termin abgesagt wird.
Was kann die Terminerinnerung nicht?
Die Terminerinnerung in Calenday funktioniert ausschließlich per E-Mail. SMS und WhatsApp sind heute nicht verfügbar. Vorlagen gibt es in vier Sprachen, und Gäste können über die Erinnerung ihren Termin nicht selbst verschieben oder absagen. Im kostenlosen Tarif sind Workflows nicht enthalten, sie gehören zur Lifetime-Lizenz.
Keine SMS, kein WhatsApp
Calenday verschickt Erinnerungen nur per E-Mail. Eine Terminerinnerung per SMS ist heute nicht möglich.
Vier Sprachen
Vorlagen lassen sich auf Deutsch, Englisch, Französisch und Spanisch anlegen, in weiteren Sprachen noch nicht.
Kein Selbstverschieben
Die E-Mail enthält keinen Link, mit dem der Gast selbst verschiebt oder absagt. Das erledigt der Gastgeber im Dashboard.
Häufige Fragen zur Terminerinnerung
- Gibt es eine Vorlage für die Terminerinnerung?
- Ja. Calenday bringt drei fertige Vorlagen mit: Erinnerung 24 Stunden vorher, Dankeschön nach dem Termin und Absagebenachrichtigung. Sie passen den Text je Sprache an und setzen Variablen wie Gastname, Startzeit oder Videolink ein. Eine gute Erinnerung nennt Termin, Uhrzeit, Ort oder Link und eine Kontaktmöglichkeit.
- Kann Calenday Terminerinnerungen per SMS verschicken?
- Nein, Calenday verschickt Terminerinnerungen nur per E-Mail. SMS und WhatsApp werden derzeit nicht unterstützt, und wir nennen dafür auch keinen Termin. Wenn Ihre Kunden eher auf SMS reagieren, ist Calenday für Erinnerungen also nicht die richtige Lösung. Die Erinnerungs-E-Mail enthält dafür alle wichtigen Angaben, auf Wunsch auch den Videolink.
- Wann sollte eine Terminerinnerung verschickt werden?
- Häufig gewählt wird eine Erinnerung 24 Stunden vor dem Termin, deshalb liefert Calenday dafür eine fertige Vorlage. Bei Terminen mit Vorbereitung kann eine zusätzliche Erinnerung einige Tage vorher sinnvoll sein, Calenday erlaubt bis zu 28 Tage. Dafür legen Sie einen zweiten Workflow mit anderem Zeitpunkt an.
- Wie verringere ich Terminausfälle?
- Terminausfällen beugen Sie in Calenday auf zwei Wegen vor. Erstens mit einer automatischen Terminerinnerung per E-Mail, etwa 24 Stunden vorher. Zweitens mit Bezahlung vor der Bestätigung über Stripe oder PayPal: Die Buchung wird erst mit der Zahlung verbindlich. Beides gehört zur Lifetime-Lizenz für 99 $ einmalig.
- Was kostet die automatische Terminerinnerung?
- Die automatische Terminerinnerung gehört zur Lifetime-Lizenz von Calenday. Sie kostet 99 $ einmalig, ohne Abo, und gilt für unbegrenzt viele Nutzer in Ihrem Konto. Die Bestätigungs-E-Mail nach einer Buchung verschickt Calenday dagegen auch im kostenlosen Tarif, zusammen mit einer .ics-Datei.
Welche Funktionen erklären wir ausführlich?
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